メール対応やアポイント調整、見積書・請求書の作成、データ収集、セールスシート制作からデータ入力・整理まで日常的な会社の業務の中には、専心したい「コア業務」以外に、細かで煩瑣な「ノンコア業務」がたくさんある。

それらに時間を取られ、本来「リソースを割きたい」と思っている業務に集中できないということがビジネスシーンでよく起きている。もしノンコア業務を外注でスピーディに処理できたら、どんなに便利だろうか。

そんなニーズに応えるサービスが「CASTER BIZ(キャスタービズ)」。同サービスは、人事、経理、営業、クリエイティブ、秘書といったさまざまな職種に存在するノンコア業務を、株式会社キャスターに在籍する1000人の各界のプロフェッショナルが対応するもの。

これによりコア業務に集中できるだけでなく、業務効率化、社員のモチベーション向上、DX(デジタルトランスフォーメーション)推進などに注力することも可能になる。

「CASTER BIZ」の累計導入実績は3000社以上。急速に支持を集める同サービスにはどんなメリットがあるのだろうか。

今回は株式会社フジ・メディア・ホールディングス傘下の株式会社フジ・スタートアップ・ベンチャーズ(以下「FSV」と表記)が、2週間ほど実際に使ってみた経過・結果をレポートする。

機密性の高い情報を扱う仕事を委託。セキュリティは万全

テレビ局といえば、速報性や話題性のある情報を迅速に、的確に、報道に結びつけていく仕事を想像する人も多いだろう。それを支えているものの一つが、多くのクリエイティブ業務だ。また、メディアは情報が集まる“場”であり、秘匿性の高い情報もそこに含まれる。

今回、CASTER BIZを使ってみたFSVも、機密性の高い情報を扱い、またクリエイティブな業務を大切にする。FSVはベンチャーキャピタル事業を展開しており、投資先企業の情報等を扱っているのだ。そんなFSVの業務の中でCASTER BIZはどのように活躍するのだろうか。

FSVからは時澤正、海老根大(同右)が窓口となって、以下の仕事をキャスター社に依頼した。

(左から)株式会社フジ・スタートアップ・ベンチャーズの時澤正、海老根大
この記事の画像(7枚)

「弊社は多くの企業やファンドに出資していますが、例えば、分配金の明細通知が、各社それぞれ違うフォーマット・形式で送られてきます。それを一枚一枚確認して、形式をそろえてExcelに内容を入力し、まとめるという作業を行っています。その取りまとめにかなりの時間がかかっているので、御社に委託したいです」(海老根)

大切な業務とはいえ、一般的には庶務、まさに「ノンコア業務」と思われがちな「データ入力」である。だが、キャスター社の営業部・縄巻優さんは詳細を確認すると、二つ返事で「その業務、お引き受けできます」と応答してくれた。

キャスター社の営業部・縄巻優さん

その上で、縄巻さんがこう確認した。

「御社にはすでに同業務のマニュアルはございますでしょうか」

実は、しっかりしたマニュアルは存在しなかった。しかし、それを聞くや否や縄巻さんは「弊社でマニュアルを作成します」と返答。これには驚いた。

キャスター社では、業務の手順や意図に行き違いが起こらないよう、マニュアルを作った上で認識合わせをし、依頼業務を進めることもあるというのだ。ただし、このたびの依頼で取り扱うのは分配金の明細が記載された書類である。海老根が、その点を心配する。

「セキュリティ的に問題はないのでしょうか」

時澤もまた、CASTER BIZの体制にセキュリティ上の不安を感じたようだ。

CASTER BIZでは、FSVとのやりとりの窓口となる「フロント担当者」が、依頼された仕事内容に合わせて適切な「キャスト(各ジャンルのプロのアシスタント)」をアサインして、業務を遂行してくれる。データ入力関連であれば、それに長けたキャストを選んで対応してくれるのだ。

これにより、質の高いサービスをお客さまに提供できる。ここがCASTER BIZの強みである。しかしその反面、機密性の高い情報をフロントだけでなくキャストにも共有するため、情報漏えいのリスクがあるのでは、と時澤は感じた。

これについて縄巻さんは、まず、CASTER BIZのネットワーク上のセキュリティ環境の良さを語った。それに加え、キャスター社では、「LastPass(ラストパス)」というシステムを使って、顧客情報にキャストがアクセスする際のアクセス状況をすべて管理しているという。

特に機密性の高い情報には、特定のキャスト以外はアクセスできないように設定がなされる。システム上のセキュリティの高さも十分といえそうだ。さらに、である。キャスター社では、同社に手渡した顧客のファイルを削除する作業まで徹底しているという。

「これなら安心して任せられますね」

思わず海老根が安堵感を吐露した。

競合他社のリサーチから翻訳業務まで対応してくれる

続けてもう一つ、FSVから業務を依頼した。

「投資を行っている弊社ならではの業務なのですが、他社のM&Aや提携状況のリサーチをお願いしたいです。弊社は幅広い業界を対象に投資をしていますので、各業界のレポートをまとめて提出してほしいです」(時澤)

縄巻さんがこれに答える。

「リサーチは問題なくお引き受けできます。どういった項目をお調べすれば良いかだけ、情報をご共有ください」

しかも、この初打ち合わせで出てきた話だが、CASTER BIZでは英語の対応も行っているという。

「翻訳も可能です。対応可能な範囲としては、文字の翻訳作業になります」(縄巻)

「私が日本語で書いたメールを英語に翻訳していただくことは可能でしょうか」(時澤)

「はい、可能です」(縄巻)

その他、CASTER BIZでは、WordやPowerPointなどのちょっとした設定に関する質問や、テンプレート作成のサポートも行ってくれるという。

また、ここで海老根から、監査法人や会計事務所といった外部関係者との情報共有についても質問が出た。

この点についてもCASTER BIZが情報共有の環境構築をしてくれるという。また、外部関係者も含め皆で会議等をする際の日程調整も「CASTER BIZが担います」との話が出た。

まさか、そこまでしてくれるとは…。まるで「秘書」である。しかも、同社に依頼すれば、実際に秘書を雇用するよりもはるかに低コストで、秘書業務が推進できる。

「CASTER BIZのサービスは、優秀なアシスタントが担当しておりますので、雇用のリスクがゼロになるだけでなく、ビジネススキルの教育もいらず、マネジメントもいらず、基本的に業務フローをインプットしていただければそれで仕事が回せます」(縄巻)

ちなみに、CASTER BIZの依頼としてはバックオフィス業務の委託の話が多いそうだ(事例は直下の画像を参照のこと)が、今回の打ち合わせで、以下の項目だけに縛られない多彩な仕事の依頼が可能だということもわかった。

委託される業務は幅広い

新たに雇用するよりもはるかに低価格。CASTER BIZの強み

さて、これで依頼内容の認識合わせが完結したわけだが(1時間にも満たない打ち合わせで)、CASTER BIZはここから最短5日でサービスを実働させることができる。しかも、CASTER BIZは1カ月あたり実働30時間につき、月額120000円(税抜)でサービスの利用が可能だ(プランによる。詳細は最下方リンクにて)。

この価格感で業務委託ができるのであれば、先ほど縄巻さんも語っていたように、新たに社員を雇用する必要もないかもしれない。雇用リスクを負うことなく、新たな業務に挑戦もできるだろう。

その他、CASTER BIZのメリットは

・在籍1000人のキャストの中から適宜アサインができるため、広範な依頼内容に対応できることに加え、納期や業務内容の変更にも柔軟に応じることができる

・クライアントごとにフロント担当者などを固定することで依頼業務のナレッジをキャスター社に蓄積できる(繰り返しになるが、業務マニュアルすら作成してもらえるため、たとえば回を重ねるにごとに「前回と同じようにしてください」等と依頼を簡略化できる)

といった点に集約できるだろう。

その効果は、いかに…。

「フィードバックのスピード」「納品物の質」ともに満足の結果が

2週間後、FSVのオフィスを訪問し、CASTER BIZの利用について、時澤と海老根に感想を聞いた。

「まず、他社のM&Aや提携状況のリサーチですが、想像を超えるスピードでフィードバックがありました。それこそCASTER BIZのアシスタントさんの中にはM&A界隈の専門家でもいるのでは、と感じられるほどの速度感、具体的には、たった1日でリサーチレポートが納品されたんです。また、パソコンの使い方についてもサポートをしてもらったのですが、たとえば『写真のトリミングの仕方がわからない』といった時に、ネット上の『こういうところに情報が出ていますよ』と適切に出してくれたんです。これもまた助かりました」(時澤)

「打ち合わせの時には分配金の通知書類のデータ入力を依頼しましたが、それにかかわらず、PDFファイルの内容などをExcelに項目ごとに仕分けして入力する作業を依頼しました。やはりスピードがすごくて、私が2時間かけて行っていた業務をほぼ丸々お任せできました。私が手を動かしたのは、納品されたExcelの内容確認作業の10分くらいです。その分、空いた時間をクリエイティブ業務に割くことができました」

特に2人は「納品物の資料とレポートの完成度が高い」「おかげさまで業務効率化が進んだ」と口をそろえる。

また、時澤はこうも続けた。

「今回、CASTER BIZを活用して勉強になったことがありました。キャスター社がどうやってリサーチをしているかについてもそうですが、リサーチ業務をお願いするにあたり、社内でそもそもどのようなリサーチがなされていたのかを点検したのです。『CASTER BIZにお任せするからには依頼を丁寧にしたい』との思いから行った点検です。

その作業をすることによって、自社内のリサーチに関するノウハウがさらに洗練されました。また、いい意味で社内が引き締まりました。これはCASTER BIZを使ったことの副産物かもしれませんが、CASTER BIZはマニュアル作成もしてくれると言いますし、同サービスを利用することで、依頼した業務に関するより良いナレッジが依頼主である企業に還元されるかもしれません。こういった可能性があるのも、CASTER BIZの魅力ではないでしょうか」

どこまでも顧客(=依頼主)に伴走するCASTER BIZのアシスト力、ここに極まれりといったところだろうか。これからのキャスター社のサービス発展に目が離せない。ノンコア業務を委託し、コア業務で事業をより伸ばしていきたいと考えている方は、最高のアシスタントとなるCASTER BIZを検討してみてはいかがだろうか。

<動画で見る>

株式会社キャスター - CASTER BIZサイト
https://cast-er.com/

【PR】
提供:株式会社キャスター
制作:FNNプライムオンライン編集部
文:正木伸城 動画制作:株式会社NEXTEP