日常的な会社の業務の中には、専心したい「コア業務」以外に、煩瑣な「ノンコア業務」がたくさんある。

メール対応やアポイント調整、見積書・請求書の作成、データ収集、データ入力・整理など、「必要だが時間のかかる業務」に工数を取られ、本来「リソースを割きたい」と思っている業務に注力できないということがビジネスシーンで起きている。

もしノンコア業務を外注でスピーディに処理できたら、どんなに便利だろうか。

「CASTER BIZ(キャスタービズ)」は、そんなニーズに応えてくれるサービスだ。同サービスは、人事、経理、営業、クリエイティブ、秘書といったさまざまな職種に存在するノンコア業務を、株式会社キャスターに在籍する1000人の各界のプロフェッショナルが対応するもの。

より潤沢なリソースを使ってコア業務に集中できるようになるだけでなく、生産性の向上、業務効率化、社員のモチベーション向上、DX(デジタルトランスフォーメーション)推進などに注力することが可能になる。

「CASTER BIZ」の累計導入実績は3000社以上。急速に支持を集める同サービスにはどんなメリットがあるのか。今回はスポーツ関連事業会社・TWOLAPS(トゥーラップス)の活用事例を通し、その魅力に迫る。

業務依頼は「丸投げ」。でも良質な対応や納品をしてくれる

TWOLAPS代表・横田真人さん
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中距離陸上選手のコーチを担い、オリンピックや世界陸上といったワールドクラスの大会に選手を送り出しながら、競技「外」における選手たちの社会的成功をもサポートしているTWOLAPSは、多岐にわたる事業の中で、陸上競技大会を新たに開催。

陸上の魅力を伝える各種イベントも展開している。興味深いのは、大会エントリーのシステム作りをエンジニアとともに推進している点だ。エントリー内容はこれまでExcelでアナログ管理していたが、それをシステム化することで管理業務を大幅に改善したのだ。

そんな取り組みを行っている同社が去年5月から活用を始めたのが「CASTER BIZ」。事業展開が本格的になった時点で社員が3人しかいなかった当時(現在は5人)、新たな陸上大会創設に忙殺される中、代表・横田真人さんはCASTER BIZに目をつけた。

(C)TWOLAPS TC

「陸上大会の新設・運営が差し迫っていたので、とにかく人手が必要だと感じていました。特に大会エントリーシステムを稼働させれば、使い方や仕様に関する問い合わせがたくさん来ることが予想されます。大会そのものへの問い合わせに加えて、です。ですが、そこに人員を割く余裕はありません。そこで、陸上仲間から教えてもらったCASTER BIZを使うことを決めました」

キャスター社に依頼した業務は、ズバリ「問い合わせ対応」。

「CASTER BIZを使い始めたのは去年5月からですが、直近の大会は7月に開催が決まっていました。正直、日程の余裕は全くありません。すがるように声をかけると、CASTER BIZのフロント(=TWOLAPS専属の担当者)が丁寧に対応してくださり、『困ったことがあれば、私どものことは気にせず、仕事を丸投げしてください』と言ってくれました。

私はその言葉に甘えて(笑)、まさに『問い合わせフォームに問い合わせがくるので、対応をお願いします』とチャットで仕事を雑に投げましたが、これ以上ない速度で“業務効率化”を実現してくださいました」

ノンコア業務を「お任せ」することでコア業務に専念できるように

横田さんの依頼を受けたキャスター社は、まずはじめに問い合わせフォームの仕様マニュアルを作成。

加えて、対応キャスト(アシスタント)の体制から問い合わせ内容のQ&Aまでを迅速に構築した。横田さんが具体的に指示を出さずとも、キャスター社在籍のプロフェッショナルが間髪入れずに問い合わせ対応の仕組み化を行ったのだ。

しかもCASTER BIZでは、やりとりの窓口となるフロント担当者が、依頼された仕事内容に合わせて適切なキャスト(各ジャンルのプロのアシスタント)をアサインする。問い合わせ関連であれば、カスタマー対応に長けたキャストを選ぶ。これにより、非常に質の高いサービスをお客さまに提供できるのだ。

(C)TWOLAPS TC

7月の大会における実際の問い合わせは、予期せぬほど膨大だった。にもかかわらず、滞りなくスムーズに、お客さまに喜ばれる形で対応ができたという。CASTER BIZが構築してくれたこの問い合わせ対応の仕組みは、約1年が経過した今も効力を発揮している。

「問い合わせ対応業務に関する工数は、CASTER BIZのおかげで8~9割削減されました。そのため、私たちが本来したいと思っていたメインの仕事、選手のコーチングや大会の開催・運営などにリソースを思い切り割けるようになりました」

バックオフィス業務だけでなくフロントの「営業」もお任せ

キャスター社の営業・縄巻優さんによると、一般的にはCASTER BIZの依頼としてはバックオフィス業務の委託の話が多いそうだ。

しかし、TWOLAPSの利用の仕方は変わっているという。端的にいえば、同社はいわゆるフロントオフィス業務、すなわち「営業支援」も依頼している。

「私たちが作っている陸上競技大会は、当然ながら選手の出場を募ってそこにエントリーしてもらう必要があります。その場合、各地域の中学校や高校、大学やさまざまな企業、クラブに大会の存在を知ってもらわなければなりません。その上で、出場を促していく必要があります。この業務についても、CASTER BIZに『お願いします』と雑に依頼させていただきました(笑)」

まず、大会が行われる土地ごとの中学校、高校、大学などの所在や連絡先を調べる。いわば営業先の開拓だ。また、大会の趣旨を転載したアポイントのメール文を作成し、それを送付する。加えて、営業先はリスト化して管理する。

もちろん、TWOLAPSの意向に沿った営業活動やリストになっているかどうかは逐一確認する、これらをCASTER BIZは迅速に推進してくれるのだ。

「メールは、文章一つとってもわざわざビジネス的なものにする必要があって大変じゃないですか。その辺から仕事を丸投げできるのがありがたいです。しかも作成してくださるメールの文体がことごとく完璧で。さすがだと思いました。結果、CASTER BIZの力添えもあり、去年行った陸上大会ではエントリー数が増えました」

また、去年は南スーダンの選手をとりたいという選手からの要望があり、実際に動いたことがあった。そこでもCASTER BIZが活躍したという。

(C)TWOLAPS TC

新しい選手にはスポンサーをつける必要がある。企業に支援を依頼するのだ。その際に、各企業に足を運び、プレゼンをしなければならず、提案資料も必要になる。横田さんはこれもCASTER BIZに依頼した。

「南スーダンは新興国です。情報も少ない。そんな中、南スーダンの歴史や国の成立過程、現状、スポーツの環境からスポーツに対する国民意識まで調べてほしいとキャスター社に依頼しました。すると、資料レポートを数日で提出してくれたんです。『どうすればこんなに情報にアクセスできるの?』というくらいで、これまた『さすがプロ』と思いました」

今では、スポンサー企業への報告書に必要な情報のとりまとめにもCASTER BIZを活用しているという。たとえば、TWOLAPSの選手たちの大会記録の管理もキャスター社が担っている。それを元に作られた報告書はスポンサーと選手、TWOLAPSの信頼の懸け橋になっている。

社内文化にも変化が。社員間での仕事のシェアがしやすくなった

横田さんは続ける。

TWOLAPS代表・横田真人さん

「CASTER BIZにはこれまでたくさんの仕事を『無茶振り』してきました。でも『それは無理です』と断られたことは一度もありません。確定申告にまつわる選手の領収書整理も、やってくれました。こんな会社、他にありませんよね。私はTWOLAPSの代表を務めていながら、他の社員に仕事を任せる・振るのが下手でした。

ところが、CASTER BIZのおかげで業務をどんどん振れるようになりました。なぜなら、もし振った社員がいっぱいいっぱいで仕事が担えないなら、『それ、CASTER BIZにやってもらおうよ』と発想が切り替えられるからです。社員間での仕事の依頼やシェアがしやすくなりました。これが業務効率化につながっています」

それこそノンコア業務に限らずコア業務でもワンストップで任せられるのがCASTER BIZの強みである。しかも、CASTER BIZは1カ月あたり実働30時間につき、月額120000円(税抜)でサービスの利用が可能だ(プランによる)。

こうした価格で業務委託ができるのであれば、新たに社員を雇用する必要もない。いわば雇用リスクを負うことなく新たな業務にも挑戦できる。

その他、CASTER BIZのメリットは

・在籍1000人のキャストの中から適宜アサインができるため、納期や業務内容の変更にも柔軟に対応できる
・クライアントごとにフロント担当者などを固定することで依頼業務のナレッジをキャスター社に蓄積できる(業務マニュアルすら作成してもらえるため、たとえば回を重ねるにごとに「前回と同じようにしてください」等と依頼を簡略化できる)

といった点に集約できるだろう。横田さんはCASTER BIZのさらなる活用を視野に入れつつ今後の展望を最後に語った。

2021年4月にスポンサー契約(C)TWOLAPS TC

「弊社のスポーツ選手は1年間の3分の1ほどを遠征や合宿で過ごします。リモートで仕事をすることも多い。CASTER BIZはチャットを通じてどんな環境下でも仕事を依頼することができるので、リモートによる業務推進に非常に向いています。

私たちは、そんな効率的なリモートワークをスポーツ界全体に普及させたいと考えています。そうすれば、新しい大会やスポーツ啓発のイベントもより行えるようになりますし、スポーツのマーケットも大きくなる。人材も入ってくるようになるでしょう。そこに良い循環が生まれます。

CASTER BIZとなら、そんな未来が描けます。たとえばアメリカのようにスポーツ産業を大きくしたい。そこにCASTER BIZがいてくれたらこれ以上嬉しいことはありません。これからもおもしろい取り組みはどんどん挑戦していくつもりなので、『予期せぬ無茶振り』の依頼は今後も続くと思いますが、快く応じてくださると信じています。これからも力を貸してください」

<動画で見る>

株式会社キャスター - CASTER BIZサイト
https://cast-er.com/

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提供:株式会社キャスター
制作:FNNプライムオンライン編集部
文:正木伸城 動画制作:株式会社NEXTEP