仕事上のコミュニケーションで時間を取られることは？会議・連絡・情報共有の「小さな非効率」を調査(ジャパンメディアシステム調べ)

プレスリリース配信元：ジャパンメディアシステム株式会社

https://www.jm-s.co.jp/ ジャパンメディアシステム株式会社が会議の長時間化、連絡手段の分散、資料探しなど、日々の業務に潜む小さな手間を分析

会議やメール、チャット、電話など、仕事上のコミュニケーションは日々の業務に欠かせないものです。一方で、会議が予定より長引いたり、必要な情報を探すのに時間がかかったり、確認や承認を待つ時間が発生したりと、何気ないやり取りの中に小さな非効率を感じる場面も少なくありません。

特に、働き方や連絡手段が多様化した今は、情報を共有しやすくなった一方で、どこに何を伝えたのか、最新の資料はどこにあるのか、誰が何を対応するのかが分かりにくくなることもあります。こうした小さな手間は、一つひとつは大きな負担に見えなくても、積み重なることで日々の業務時間やチーム全体の生産性に影響する可能性があります。

そこで、コミュニケーションプラットフォーム「LiveOn」シリーズを提供するジャパンメディアシステム株式会社（https://www.jm-s.co.jp/）は、20～69歳の会社員、公務員、経営者・役員、自営業の人200名を対象にアンケートを実施しました。仕事上の会議・連絡・情報共有で時間を取られていること、不便や非効率を感じる場面、効率化のためにあると便利だと思う仕組みや機能について調査しています。

本調査が、日々の業務コミュニケーションに潜む小さな非効率を見直し、会議や連絡、情報共有をよりスムーズに進めるためのヒントとなれば幸いです。
目次
　調査1 ：会議・連絡・情報共有で時間を取られていると感じること
　調査2 ：会議・連絡・情報共有について不便や非効率を感じること
　調査3 ：会議・連絡・情報共有を効率よく行うためにあると便利だと思う仕組みや機能
　まとめ：仕事のコミュニケーション効率化には「探しやすさ」と「共有しやすさ」が重要

Q1．仕事上の会議・連絡・情報共有で、最も時間を取られていると感じることは何ですか。

- 具体的な項目の中で最も多かった回答は、「会議や打ち合わせへの参加・準備」の14.5%（29人）でした。会議そのものに参加する時間に加え、事前の資料確認や議題の整理なども含めると、想像以上に業務時間を使っていると感じる人がいるようです。会議は意思決定や情報共有に欠かせない一方で、頻度や目的が曖昧になると、日常業務を圧迫する要因にもなりやすいと考えられます。
- 次いで、「メール・チャット・電話などの確認・返信」が12.0%（24人）、「必要な資料や過去のやり取りを探すこと」が11.5%（23人）となりました。連絡手段や情報共有の方法が増えたことで、必要な情報にすぐアクセスできる便利さがある一方、複数のツールや履歴を確認する手間も増えていると考えられます。
- また、「日程調整・議事録作成など、会議前後の作業」は10.0%（20人）、「相手からの返信・確認・承認を待つこと」は7.5%（15人）でした。会議そのものだけでなく、その前後に発生する細かな調整や記録作業、関係者からの返答待ちといった周辺業務にも、少なくない時間が取られていることが分かります。
- さらに、「同じ内容の共有や、認識違いの確認・修正」は4.5%（9人）となっており、情報の伝達ミスや認識のずれを埋めるためのやり取りにも一定の手間がかかっているようです。
- 一方で、全体で最も多かった回答は「特に時間を取られていると感じることはない・該当する場面が少ない」の40.0%（80人）でした。
- 会議や連絡、情報共有に関する負担を強く感じていない人も一定数いるものの、それ以外の回答を見ると、日々の業務の中で発生する小さなやり取りや確認作業が、少しずつ時間を取っている実態がうかがえます。

Q2．仕事上の会議・連絡・情報共有について、不便や非効率を感じることは何ですか。（複数回答可：注1）

注1：本設問は複数選択式ですが選択肢は3つまでに制限しています。これにより、会議・連絡・情報共有について不便や非効率を感じることをより明確に把握できるようにしています。

- 最も多かった回答は、「会議や打ち合わせが予定より長くなる」の21.5%（43人）でした。会議や打ち合わせは情報共有や意思決定に必要な時間ですが、予定より長引くと、その後の業務に影響が出やすくなります。議題が広がりすぎたり、結論が出るまでに時間がかかったりすることで、本来進めるはずだった作業時間が圧迫されていると感じる人もいるでしょう。
- 次いで、「会議や打ち合わせの回数が多い」と「連絡・報告・情報共有のルールが統一されていない」がいずれも15.0%（30人）となりました。会議の回数が多いと、1回あたりの時間は短くても、準備や前後の確認作業を含めて負担が大きくなりがちです。また、報告方法や共有ルールが人や部署によって異なると、どこに何を共有すべきか迷いやすく、確認の手間も増えやすいと考えられます。
- さらに、「誰が何をいつまでに対応するのか曖昧になりやすい」が14.0%（28人）、「相手からの返信や確認・承認に時間がかかる」が13.5%（27人）でした。担当者や期限がはっきりしないままだと、後から確認し直す必要が出たり、対応が止まったりすることがあります。確認や承認を待つ時間も、自分の作業を次に進めにくくする要因になっているようです。
- そのほか、「会議の目的や議題が曖昧なまま始まる」と「メール・電話・チャットなど、連絡手段が分散している」はいずれも13.0%（26人）、「会議や打ち合わせの日程調整に時間がかかる」と「同じ内容を複数の人や連絡手段で伝える必要がある」はいずれも12.5%（25人）でした。会議前の準備不足や連絡手段のばらつき、同じ内容を何度も共有する手間など、小さな非効率が日常業務の中で積み重なっていることがうかがえます。
- また、「必要な資料や最新の情報がどこにあるか分からない」は11.0%（22人）、「メッセージや通知が多く、重要な連絡を見つけにくい」は9.5%（19人）、「会議で決まったことや過去のやり取りを確認しにくい」は8.5%（17人）でした。情報量が増えたことで便利になった一方、必要な情報を探したり、重要な連絡を見分けたりする手間も発生しているようです。
- なお、「オンライン会議やリモート環境で情報共有しにくい」と「その他」は、いずれも3.5%（7人）でした。

Q3．仕事上の会議・連絡・情報共有を効率よく行うために、どのような仕組みや機能があると便利だと思いますか。（複数回答可：注2）

注2：本設問は複数選択式ですが選択肢は3つまでに制限しています。これにより、効率よく行うためにあると便利だと思う仕組みや機能をより明確に把握できるようにしています。

- 具体的な仕組みや機能の中で最も多かった回答は、「過去のメッセージや資料を簡単に検索できる」の18.0%（36人）でした。会議や連絡の内容が増えるほど、あとから必要な情報を探す場面も多くなります。過去のやり取りや資料をすぐに見つけられる機能があれば、確認作業にかかる時間を減らしやすいと考えられます。
- 次いで、「会議で決まったことや対応事項をタスクとして管理できる」が14.5%（29人）、「チャット・オンライン会議・ファイル共有を一つのサービスで利用できる」が14.0%（28人）となりました。会議で決まった内容をそのままタスク化できれば、誰が何を対応するのかが分かりやすくなります。また、チャットや会議、ファイル共有が別々のツールに分かれている場合、情報を探す手間が増えやすいため、ひとつのサービスでまとめて使えることに便利さを感じる人もいるようです。
- また、「会議の録画・文字起こし・議事録作成ができる」は12.5%（25人）、「資料や画面を共有しながら説明・相談できる」と「相手の確認状況や対応状況を把握できる」はいずれも12.0%（24人）でした。会議内容を記録に残したり、画面を見せながら説明したり、相手の対応状況を確認できたりすることで、認識違いや確認漏れを防ぎやすくなると考えられます。
- そのほか、「必要な連絡だけを受け取れるよう、通知を調整できる」は10.5%（21人）、「パソコン・スマートフォンのどちらからでも利用できる」は9.5%（19人）でした。情報を受け取りやすくするだけでなく、通知の多さを調整したり、場所を問わず確認できたりすることも、日々の業務を進めやすくする要素といえそうです。
- なお、「社外の取引先や離れた拠点とも安全に連絡・情報共有できる」は6.5%（13人）、「カレンダーと連携して、日程調整や会議設定がしやすい」は6.0%（12人）、「操作方法が分かりやすく、導入後のサポートを受けられる」は5.5%（11人）、「音声通話やオンライン会議をすぐに始められる」は4.0%（8人）でした。
- 一方で、全体で最も多かった回答は「特に便利だと思う仕組みや機能はない・該当する場面が少ない」の34.5%（69人）でした。会議や連絡、情報共有に大きな不便を感じていない人もいる一方で、具体的な機能を挙げた回答からは、情報の探しやすさやタスク管理、ツールの集約に対するニーズが見られます。

まとめ：仕事のコミュニケーション効率化には「探しやすさ」と「共有しやすさ」が重要

今回の調査では、仕事上の会議・連絡・情報共有について、大きな負担を感じていない人がいる一方で、日々の業務の中に細かな非効率を感じている人もいることが分かりました。会議への参加や準備、メールやチャットの確認、資料探し、日程調整など、一つひとつは小さな作業でも、積み重なることで業務時間を圧迫する要因になりやすいと考えられます。

特に、会議が予定より長引くことや、連絡・報告のルールが統一されていないこと、誰が何を担当するのかが曖昧になりやすいことは、仕事の流れを止める原因になりがちです。必要な情報が見つからなかったり、相手の確認や承認を待ったりする時間が増えると、本人の作業だけでなく、チーム全体の進行にも影響が出る可能性があります。

また、便利だと思う仕組みとしては、過去のメッセージや資料を探しやすくすること、会議で決まった内容をタスクとして管理すること、チャットやオンライン会議、ファイル共有をまとめて利用できることなどが求められていました。これは、単に連絡手段を増やすのではなく、情報を整理し、必要なときにすぐ確認できる環境が求められていることを示しているといえます。

仕事上のコミュニケーションを効率化するには、会議の回数を減らす、返信を早めるといった個人の工夫だけでは限界があります。情報の置き場所や共有ルールを整え、会議・連絡・資料共有をスムーズにつなげる仕組みを用意することが、日々の小さな手間を減らす第一歩になるでしょう。

ジャパンメディアシステム株式会社では、Web会議やチャット、情報共有など、業務コミュニケーションを支えるソリューションを提供しています。会議や連絡の効率化、社内外とのスムーズな情報共有に課題を感じている場合は、自社の働き方に合ったコミュニケーション環境を見直すきっかけとして、ぜひサービス内容をご確認ください。
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調査概要

調査日： 2026年8月18日
調査対象地域： 全国
調査機関： Freeasy
調査方法： オンラインアンケート調査
調査対象・人数： 20～69歳の会社員、公務員、経営者・役員、自営業の人200名
<<調査結果の利用条件>>
- 情報の出典元として「ジャパンメディアシステム株式会社｜コミュニケーションプラットフォーム『LiveOn』シリーズ」を明記してください。
- ウェブサイトで使用する場合は、出典元として、下記リンクを設置してください。

URL：
https://www.jm-s.co.jp/

ジャパンメディアシステムについて

ジャパンメディアシステム株式会社では、Web会議システム「LiveOn Meet」を中心としたコミュニケーションプラットフォーム「LiveOn」シリーズを提供しています。「LiveOn」シリーズは、Web会議、ビジネスチャット、遠隔相談窓口、遠隔作業支援、クラウド録画、ID管理など、業界や業務シーンに応じた幅広いソリューションを展開しています。

独自のデータ圧縮技術により、少ないデータ通信量でも音声の途切れや遅延を抑え、多拠点接続や低帯域の環境でもスムーズなコミュニケーションを実現。Web会議だけでなく、遠隔作業支援や遠隔相談窓口、チャット・情報共有など、社内外のさまざまなやり取りを支えています。導入実績は、2025年3月時点で8,500社以上です。

会議や打ち合わせの品質を高めたい方、遠隔地や社外とのやり取りをもっとスムーズにしたい方、社内の連絡・情報共有の仕組みを見直したい方は、ぜひジャパンメディアシステムにご相談ください。

Point（1）国内自社開発による安心のサポート・セキュリティ

「LiveOn」シリーズは、日本国内で自社開発されたコミュニケーションプラットフォームです。通信データはAES（Rijndael）によって暗号化されており、より高いセキュリティが求められる環境ではオンプレミスでの提供にも対応しています。また、導入後も専任スタッフが運用をサポート。重要な会議や社外とのやり取りにも安心して利用できる環境づくりを支援します。

Point（2）独自技術による安定した通信品質

Web会議やオンラインでのやり取りでは、音声の聞き取りやすさや接続の安定性が重要です。「LiveOn」シリーズは、独自のデータ圧縮技術により、一般的なWeb会議システムに比べて少ないデータ通信量での会議を可能にしています。これにより、音声の途切れや遅延を抑え、多拠点接続や通信環境が限られる場面でも、スムーズなコミュニケーションをサポートします。

Point（3）会議・チャット・現場支援まで幅広い業務シーンに対応

ジャパンメディアシステムでは、Web会議システム「LiveOn Meet」のほか、ビジネスチャット「LiveOn Chat」、遠隔相談窓口システム「LiveOn Call」、遠隔作業支援システム「LiveOn Wearable」、超小型ウェアラブルカメラ「LiveOn Nano」、クラウド録画システム「LiveOn RecX」などを展開しています。会議や研修、テレワーク、遠隔商談、現場支援、窓口相談、BCP対策など、さまざまなコミュニケーション課題に合わせた提案が可能です。

ジャパンメディアシステム 概要

社名　　　：ジャパンメディアシステム株式会社 (Japan Media Systems Corporation)
代表取締役：中野 慎二
HP　 　 　：https://www.jm-s.co.jp/
所在地　　：
○本社
　〒101-0021 東京都千代田区外神田2-14-10 第2電波ビル2F
○大阪支店
　〒532-0011 大阪府大阪市淀川区西中島5-14-22 リクルート新大阪ビル5F
○名古屋支店
　〒460-0003 愛知県名古屋市中区錦1-16-20 グリーンビル4F
○仙台支店
　〒980-0014 宮城県仙台市青葉区本町1-5-28 カーニープレイス仙台駅前通6F
○札幌支店
　〒060-0004 北海道札幌市中央区北4条西4-1-7MMS札幌駅前ビル1F
事業内容　：
○コミュニケーションプラットフォーム「LiveOn」シリーズの開発・販売・サポート
　Web会議システム「LiveOn Meet」
　遠隔作業支援システム「LiveOn Wearable」
　遠隔相談窓口システム「LiveOn Call」
　ビジネスチャット「LiveOn Chat」
　クラウド録画システム「LiveOn RecX」
　ID管理ソリューション「LiveOn SSO+」
　超小型ウェアラブルカメラ「LiveOn Nano」
○Linuxサーバ「BIAS」の開発・販売・保守
○ネットワーク構築(ルーター・ファイアーウォール・VPN等）
○複合機・IP-FAX・ひかり電話・IP電話システムの販売・工事・保守

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