会議中にスマホをつい触っていないだろうか？ 日本能率協会が調べたところ、約7割のビジネスパーソンは「会議や打ち合わせ中に携帯・スマートフォンをいじる」のはマナーとして気になると回答しているのだ。
「ビジネスマナー」必要派は83.7%
同協会は2013年から全国のビジネスパーソン1000人への意識調査を実施。昨年12月には「ビジネスマナー」に関するアンケートをインターネットで行っていた。対象は20～69歳までの正規の就業者で、契約社員やフリーランスなどは除外される。
まず、たびたび話題になる「ビジネスマナー」について、仕事をスムーズに進めるうえで必要かを尋ねたところ、「必要」または「どちらかといえば必要」と答えた人は全体で83.7%に上った。
年代別で比較すると、最も低いのは20代男性の65.5%で、この数値について同協会は「親しい交友関係のなかで、ネットを中心としたコミュニケーションが多いことから、外部に対する意識が低下していることが推測されます」としている。なお20代の女性は92.7%が必要と考えており、60代女性に次いで2番目に高かった。
また自身がビジネスマナーで嫌な思いをした事があると答えた人は48.3%。具体的には、「言葉遣い・敬語の使い方」が54.7%と最も多く、次に「話し方・聞き方」が51.3%、「あいさつ」の41.4%などが続いた。
気になる行動の1位は「会議中のスマホいじり」
そして仕事中の様々な行動についてマナーとして気になるか聞いた設問では、「会議（打合せ）中のスマホいじり」が1位となったのだ。
具体的には、相手が社外の場合で73.1%、社内の場合は68.6%で、どちらも他の項目より突出して多い結果に。同協会では「相手の話に集中している姿勢が疑われることは、信頼関係を損なうことにつながりますので、注意が必要」としている。
なお続く2位以下の項目は以下の通りだ。
【相手が社外の場合】
・ビジネススーツにスニーカーを履いて他社訪問する(55.0%)
・直前の遅刻・欠席についてメールやチャットツール等で連絡する(52.6%)
・電話コールが4回以上なってから応対する(45.9%)
・ビジネススーツにリュックを背負って他社訪問する(41.0%)
【相手が社内の場合】
・就業時間中に業務に関係のない一般の新聞やビジネス誌を読む(53.1%)
・就業時間中に喫煙する(51.6%)
・隣や周辺の席の人へメールやチャットツール等で連絡する(49.9%)
・遅刻・欠席についてメールやチャットツール等で連絡する(48.1%)
・電話コールが4回以上なってから応対する(47.8%)
・就業時間中にお菓子を食べる(38.6%)
また、重要ではないと思うビジネスマナーを聞いたところ、1位は「名刺交換(22.1%)」で、2位「会議室・応接室での上座下座(21.4%)」、3位「服装と身だしなみ(17.7%)」となった。
スマホでメモを取る場合は、一声かける配慮が必要
約7割が会議中のスマホが気になるとのことだったが、言葉を調べたりメモをするため、どうしても使いたい場合もあることだろう。このような時は一体どうしたらいいのか？
また、同協会はビジネスマナーのセミナーを主催しているが、コロナ禍で職場のマナーにどんな変化が起きているのか？
日本能率協会の担当者に聞いてみた。
――メモなど、会議中にスマホを使いたいときはどうしたらいい？
ノートにメモを取っている時と違い、手元でメモを取っているのかメールやチャットを確認しているのか不明なため、スマホでメモを取る際は、その旨を相手に声をかけるなどの配慮が必要です。
また、会議中にずっと下を向いてスマホでメモを取り続けるだけでなく、顔を上げて、話を伺う、会議に参加する姿勢も大切です。
――では、なぜ20代男性はビジネスマナーの必要性が低かった？
今回の調査では、そこまでの分析ができていませんが、20代の男性と女性で意識の差がでています。友達との交流の仕方や、場合によっては育ち方、親からのしつけなどがあるかもしれません。
自ら意識し、学ぶ機会を作ることも必要
――ビジネスマナーを身につけるにはどうすればいい？
コロナ禍で交流する機会とともに、OJT（実務を通した訓練）の機会が減っているのかもしれません。組織として、学ぶ機会を作ることも必要と考えますが、自ら意識し、学ぶ姿勢、学ぶ機会を作ることも必要と考えます。
――ビジネスマナーとしてオンライン会議で気をつけた方がいいことを教えて。
顔出しでの参加の有無、バック背景、話す順番、会話が重ならない配慮、音、家族（ペット含む）が入り込んだ際の対応等、会社や、会議内容によってもマナーが異なります。いずれにしてもマナーは自分の価値観で判断するものではなく、相手の価値観に寄り添う配慮が必要です。
例えば、一昔前であれば会議中にパソコンを使うのにも気を使ったが、今や当たり前の光景になっている。いずれスマホもそうなるのかもしれないが、現状ではメモや検索をする前にひと声かけた方が良さそうだ。
また、コロナ禍で働き方も変わってきている。この状況に合わせたビジネスマナーを身につけることも重要だろう。
