外国人社員と仕事をしていく上で、皆さんは上手に信頼関係を築いていらっしゃいますか？
文化背景や言葉の違う人々と共に仕事をすれば、時には理解出来ないこと、意見の食い違いなど起こってしまいますよね。それは、人と接して生きている以上、国籍に関わらず起こりえます。しかし、外国人社員と円滑に仕事を行い、良い業績を残すためには、信頼関係をより良くしようと努力する事が大切なのではないでしょうか。
今回は信頼関係を築くためのちょっとしたポイントを紹介します。意識するだけで業務の円滑化や離職防止に繋がるかもしれませんので、是非参考にしていただけたらと思います。
「可能」「不可能」を明確にし、その理由をはっきり伝える
1.仕事をお願いするときは期限を示す
外国人社員に仕事を任せる場合、「いつまでに」を明確にしたほうが相手も安心です。また、進め方や報告についても着手してもらう前に簡潔に提示することが必要です。
2.できないことの原因を追求し解決する
もしも外国人社員がその仕事をできないと言ってきた場合は、必ずその理由を聞き、何故できないのかを丁寧に解決していく必要があります。仕事が手一杯でできないのか、期限が厳しくてできないのか、スキルが足りなくてできないのか、ヘルプをつければできそうか、いつならできるか、などを提案しながら解決していくとよいでしょう。
3.受け入れられない場合はストレートに伝える
外国人社員による提案に対して受け入れが不可能である場合、受け入れられない事情をはっきり説明しないと不信感につながります。「検討してみるけど、その提案を受け入れられないかもしれない」という姿勢でとりあえず受け入れるというのでは結果的に提案が通らなかった場合、相手は受け入れてもらえるかもと期待していた分だけ落胆も大きくなるはずです。
逆に外国人社員が「トライしてみたけど、できませんでした」となった場合を考えてみてください。がっかりして相手の評価を下げてしまうかもしれません。おそらく相手にできなかった言い訳ではなく事情の説明を求めるのではないかと思います。
立場は違えど信頼関係において求められることは同じです。白黒はっきりしたがる相手に対しては、まず短い言葉で「可能」「不可能」を明確にし、その理由を述べることが信頼に結びついていくと念頭に置いておきましょう。
相手の意見や不満を理解し、一緒に解決策を考える
4.協力する姿勢・代案を示す
外国人社員に任せる仕事について心配なときは「―の部分なら手伝うことができる」と協力する姿勢を示すのも信頼関係を築くうえで有効です。相手の希望に100%応じることはできないが代案を提案したり、ヘルプを頼んだりすることでできるだけ無理なく仕事ができるよう協力している姿勢を示すことが大切です。
5.積極的に聞いて相手の真意を理解する
仕事の手順や速さなど率直に不満を訴えてくるかもしれません。それは外国人社員の気持ちを知る良いチャンスです。単なる文句と思わずにまずは言い分をよく聞くことです。
「よく聞く」ということはYes/Noで返答するいわゆるclosed questionsではなく、相手の言葉をくりかえすopen questionsを用いるということです。例えば、「いつになったら昇進できるのか」と言われたら「昇進について知りたいんだね」と相手が知りたいことについて話させる方法です。積極的に聞くことでこの場合、外国人社員が昇進の条件をどのように捉えているかがわかります。ひいては業務への不満であったり、企業システムへの不適応が発端であったりすることが明白となるかもしれません。
相手の真意を理解するうえで傾聴は大切な技法のひとつです。「なるほどね」と相づちしたり、アイコンタクトやスマイルも忘れずに。
6.相手の提案に耳を傾ける
欧米では結論から先に述べる方が好まれると言われているものの、実際には状況説明から入るケースも多々あります。そのようなときは不満と受け取ってしまいがちですが、単なる不満と解釈せず、「そう考えることは理解できる」とまずは思いを受け止めたいですね。
7.一緒に解決策を考える
相手の提案や意見をじかに否定することはせず、別の解決策や提案をして相手に意見を求めてみましょう。「－することでうまくいくと思うか？」、「－することは少しでも助けになるか？」を聞き、相手の反応をみるとよいそうです。一緒に考え解決をみつけていく姿勢が信頼関係を築くカギとなります。
「間違いをすぐ直せているか」など振り返りの共有も必要
8.評価する・ふり返る
「分かっているはず」と思って確認せずにいて、あとで「分かっていなかった」と発覚する事態があります。外国人とのコミュニケーションにおいては起こりやすいことの1つです。
これを防ぐためには、
・前もって教えているか
・どのようにフィードバックしているか
・間違いをすぐ直せているか
・いつ、どのように進んでいるか
を確認しているかがポイントとなりそうです。
外国人社員のその都度出る疑問や意見にどれだけ耳を傾けられているか、前向きに振り返ることができるか、自分だったら…など振りかえりを共有することも初めの段階では必要かもしれません。
文化の違う人々と信頼関係を築くためには、第一に相互の懸念を払拭すること、特に相手の立場に立って問題点を考えることが有効です。そして、はっきりさせることはお互いに誤解をしないために大切です。誰でも曖昧な回答や先の見えない状態は不安になるものです。社員のパフォーマンスは信頼関係が安定している上でより高められるといえるでしょう。
参照文献：『10億人に通じる！やさしいビジネス英会話』柴田真一/2016.3
