保存期間を迎える前の個人情報が記載された落とし物や拾得物に関連する文書を、北海道内45の警察署で計約7万枚を廃棄していたことが分かりました。
北海道警会計課によりますと、落とし物や拾得物の情報は主に道警本部のデータシステムで管理していて、各警察署で入力や紙への出力が可能です。
紙に印刷した場合、道警の内規で遺失物関連は1年間、拾得物関連は5年間ファイリングして保管しなければならないルールでした。
しかし、2018年度から2023年度分の各書類が全道64警察署中45の警察署で計約7万枚誤って早く廃棄されていました。
そのうち、約3万枚が西署（札幌市）で廃棄されていたということです。
保存ルールを理解せず…”一般の方法”で処理
いずれも悪意はなく、保存ルールを理解していなかったためでした。
モニターより紙で確認したいという理由で印刷されたものが大半で、一般的な個人情報の扱い方と同様、すぐにシュレッダーで廃棄され、個人情報の漏洩はありません。
データもシステムにあり、落とし物が受け取れないなどの市民生活への影響もありませんでした。
3月5日、中標津署で職員が期限前の書類を廃棄する様子を署幹部が目撃したのがきっかけで、一斉に調査。他の署でも発覚しました。
道警会計課は「今後職員に対して文書の適切な保存に関する指導を徹底し、再発防止に努める」とコメントしています。
この内規は2007年に設けられました。ルールの周知を進めるとともに、内規の見直しも検討していくとしています。
