メール革命で年100時間の効率化

カテゴリ:ビジネス

年間100時間は効率化できる。

今、注目のメール活用法とは。

平日の夜。

多くの働く皆さんが訪れていたのが。

誰もが触れたことがあるメールソフト「アウトルック」の使い方講座。

ターゲットは、会社帰りのビジネスパーソン。

しかし、メールなら、わざわざ誰かに習わなくても、皆さん使えているのでは。

IT関係の参加者(40代)は「メールの返信を打っている間に、次のアポの時間とかよくあるので、できる限りメールの時間を削除したい」と話した。

コンサル関係の参加者(40代)は「(メールに)時間がかかっている自覚があったので、少しでも便利なやり方を知りたい」と話した。

メールやスケジュール管理でアウトルックを使っている日本企業は、およそ4割。

また、働く人がエクセルやパワーポイントを使う時間が、業務時間全体の2割ほどなのに対し、アウトルックを使う時間は35%。

なんと、年間500時間にものぼるという。

講師は、森新さん。

会社で人事を担当していた時に、メールに割く時間が多いことに注目したのが、もともとのきっかけだそう。

ショートカットキー&Outlook研究家・森新さんは「今、働き方改革の文脈の中で、効率化が求められてきて、どうやったらたくさん使うメールの業務を効率化できるのかと」と話した。

そんな森さんが提唱するのが「脱マウス」。

マウスやタッチパッドを使わず、その代わりにショートカットキーを使うこと。

例えば、メールの返信をするときは、「Ctrl」+「R」で返信画面が現れ、「Ctrl」+「Enter」で送信というように、キーボードだけで操作すれば手元の作業を簡略化できる。

実際にファイルを添付して、メールを送信するという作業で比べてみると、通常のやり方では41秒かかったのに対し、ショートカットキーを使えばわずか18秒。

半分以下という結果に。

通信の参加者(30代)は「やりやすくなったし、早くなった。2~3割カットできるのでは」と話した。

森さんによると、こうした操作でアウトルックに費やす年間500時間のうち、2割にあたる100時間を削減できるという。

この講座は、コクヨなど大手企業からも引っ張りだこ。

累計3,000人以上が受講している。

また、この春には書籍も出版され、アマゾンの部門別ランキングでトップになるほど、ビジネスパーソンからの需要は高まっているという。

森さんは「今まではメールの効率化は、フォーカスが当たらなかった。なんだかんだで操作ができてしまう。いろんな企業で、まだまだ効率化の余地があるんじゃないか」と話した。

「αism」