市長も投稿…神戸市役所が1万6000人が利用できる“グループチャット”を業務に導入「会議が減った」

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  • 神戸市が風通しの良い組織作りと業務生産性の向上を目指し5月に導入
  • これまでに2500ルームができ、市長が直接投稿することも
  • 会議の数は明らかに減り、その他にもいい効果が!

お役所の仕事は、民間に比べて何をするにしても遅い! そんなイメージを持っている人も少なくないのではないだろうか?

「いろいろな窓口をたらい回しにされ、長い時間待たされた」「数ヶ月前にお願いしたのにも関わらず、いまだに対応されない」などと、苛立ちを覚えた経験がある人もいるかもしれない。

そうした中、神戸市では市長からアルバイトや派遣職員までおよそ1万6千人が利用できるグループチャットを活用し、スピード感のある組織作りを目指しているというのだ。

今年5月に導入したこのグループチャットは無料通信アプリ「LINE」のグループ機能のように利用でき、「ルーム」と呼ばれる場所に職員が他の職員らを招待してやりとりする。写真や資料も共有でき、スタンプも使えるという。

しかし、こういうツールは、「導入してはみたもののの上手に活用できていない」などという話もよく聞く。

始めて5ヵ月で実際どんな効果があったのか? そして、久元喜造市長(65)もこのツールを使いこなして投稿しているのか?
神戸市企画調整局情報化戦略部の方に詳しく話を聞いた。

風通しの良い組織作りと業務生産性の向上を目的に導入

――グループチャット導入の経緯は?

神戸市は平成29年度から働き方改革を進めています。
その柱の1つに、久元市長が就任当初からこだわりのある「職員間のコミュニケーション促進による風通しの良い組織作り」があります。

グループチャットの特徴である、電子上での情報交換の迅速性、メールよりも整理が簡便である点、複数の職員が所属や部門を越えたコミュニケーションが簡易にできる点などが、風通しの良い組織作りと業務生産性の向上に貢献することが期待できることから導入しました。

――5月上旬に導入後、これまでどのくらいのルームが作られた?

およそ2500ほど作られています。

――例えばどんなルームがある?

各局、各課での管理職や担当者のルーム、働き方改革推進チームのルーム、西区新庁舎整備の関係者のルーム、ICTを使った業務改革の職員有志による情報交換のルームなど様々なものが作られています。

チャットには久元市長も参加し、直接投稿

――市長も参加することはある?

市長と副市長と局区長が参加するルームあり、これには参加して、実際に市長も直接投稿されています。他にも個別に入られているルームがあります。

――ちなみに、過去にUSBがわからない大臣がいたが、市長はパソコンを使いこなせている?

市長は、市議会や外部でのプレゼンテーションはタブレットで行っており、普通にICTデバイスを使いこなしています。

会議の数は減りました

――グループチャットでは、どんな使い方が多い?

「顔を合わせての会議の補助的機能として、時間・場所を問わない情報共有、会議までの論点整理」、「場所や時間の制約で頻繁に顔を合わせることができないメンバーでの議論、情報共有」、「メールに代わる複数人数での情報共有(メーリングリストの後継手段)」として使われることが多いです。

――グループチャットの効果は?

具体的な数字は取っていませんが、会議の数は減りました
会議は減りましたが、時間を問わず情報交換ができ、既読・未読も明確ですので、利便性は向上しています。

メーリングリストでは他のメールと混ざって見落とすことが多いこと、グループチャットは対話形式なので、過去のやり取りが遡って分かりやすい点です。

一般的にもメールからLINEやスラックに移行しているのと同様、使い勝手の点でチャット・グループチャットが活用されています。

――逆に、デメリットは?

今のところ聞いていません。
風通しの良い組織作り、組織内のコミュニケーション活性化には大いに貢献しています。


働き方改革にもつながっている神戸市のグループチャットは、今後も引き続き活用していくそう。しかし、まだまだグループチャットを活用している行政は少ないだろう。

これだけメリットがあるのならば、他の行政も導入を検討し、業務効率化を進めるのもいいかもしれない。

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