「メール革命」で“働き方改革”?裏技で年間100時間を効率化

カテゴリ:国内

  • 「アウトルック」を使っている日本企業は約4割、操作時間は年間500時間
  • マウスやタッチパッドを使わず「ショートカットキー」で100時間削減
  • 働き方改革で「効率的な使い方」講座は大手企業から引っ張りだこ

「脱マウス」 でメール革命

平日の夜。
会社帰りのビジネスパーソンが訪れていたのは、誰もが触れたことがあるメールソフト「アウトルック」の使い方講座。

メールなら、わざわざ誰かに習わなくても使えているのではと思いきや…

「アウトルック」の使い方講座

IT関係の参加者(40代)
「メールの返信を打っている間に次のアポの時間とかよくあるので、できる限りメールの時間を削除したい」

コンサル関係の参加者(40代)
「メールに時間がかかっている自覚があったので、少しでも便利なやり方を知りたい」

参加者

アウトルックを使う時間は年間500時間

メールやスケジュール管理でアウトルックを使っている日本企業は約4割。
 働く人がエクセルやパワーポイントを使う時間は業務時間全体の2割ほどなのに対し、アウトルックを使う時間は35%に上り、なんと、年間500時間に達するという。

講師の森新さんは、会社で人事を担当していた時、メールに割く時間が多いことに注目したのが、もともとのきっかけだったという。

ショートカットキー&Outlook研究家・森新さん

ショートカットキー&Outlook研究家・森新さん
「働き方改革の文脈の中で効率化が求められてきて、どうやったらたくさん使うメールの業務を効率化できるのかと」

「ショートカットキー」で半分以下の操作時間

森さんが提唱するのが「脱マウス」。
マウスやタッチパッドを使わず、代わりにショートカットキーを使うこと。
例えば、メールの返信をするときは、「Ctrl」+「R」で返信画面が現れ、「Ctrl」+「Enter」で送信というように、キーボードだけで操作すれば手元の作業を簡略化できる。

「Ctrl」+「R」で送信

実際にファイルを添付してメールを送信するという作業で比べてみると、通常のやり方では41秒かかったのに対し、ショートカットキーを使えばわずか18秒で送信
半分以下という結果に。

森さんによると、こうした操作でアウトルックに費やす年間500時間のうち、2割にあたる100時間を削減できるという。

この日講座に参加した通信業の男性(30代)は、
 「やりやすくなったし、早くなった。2~3割カットできるのでは」と話す。

コクヨでの講座

この講座は、コクヨなど大手企業からも引っ張りだこ。
累計3,000人以上が受講している。

また、この春には書籍も出版され、アマゾンの部門別ランキングでトップになるほどビジネスパーソンからの需要は高まっているという。

「アウトルック最速仕事術」 森新 著/ダイアモンド社

森さんは、 「今までメールの効率化はフォーカスが当たらなかった。なんだかんだで操作ができてしまう。いろんな企業で、まだまだ効率化の余地があるんじゃないか」と話した。

(「Live News α」5月6日放送分)

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