ドキュサイン、契約プロセス自動化で業務効率が改善するという調査結果を公表

プレスリリース配信元:ドキュサイン・ジャパン株式会社

米DocuSignは、多くの企業が従来型の手作業による契約プロセスに課題を抱える一方で、顧客や仕入先、従業員との契約プロセスを自動化している企業は、コストとリスクを軽減させ、顧客体験も向上させつつ業務効率を改善することができるという調査結果を公表しました。




(本リリースは2019年7月24日に米国で発表したプレスリリースの抄訳をベースにしています)
< https://www.docusign.com/press-releases/agreement-process-automation-yields-major-roi-finds-independent-study >

米DocuSign(本社:米国カリフォルニア州サンフランシスコ、CEO:ダン・スプリンガー、以下ドキュサイン)は、多くの企業が従来型の手作業による契約プロセスに課題を抱える一方で、顧客や仕入先、従業員との契約プロセスを自動化している企業は、コストとリスクを軽減させ、顧客体験も向上させつつ業務効率を改善することができるという調査結果を公表しました。

「The State of Systems of Agreement 2019」と題した本調査は、ドキュサインがフォレスター・コンサルティング (Forrester Consulting、以下フォレスター社)に委託して実施したもので、企業が、ビジネスにおいて重要な契約の準備、署名、実施、管理を自動化する契約システム(system of agreement)を利用するメリットを検証するものです。調査は、北米、ヨーロッパ、アジア、南米、日本に拠点を持ち、文書を多く扱うプロセスを持つ250人から20,000人以上の従業員をかかえる企業の605人のビジネスリーダーおよび技術リーダーを対象としています。

本調査では、回答した企業の97%が契約の締結や処理業務に関する問題を抱えていました。主な問題として、コンテンツの索引付けと検索、セキュリティと機密性の管理、契約に含まれるデータの把握、契約の一元的な保管や管理、規制遵守の確保が挙げられています。一方で、電子署名などの技術を実装して物理的な署名のハードルを下げた企業では、急速に改善されていることも明らかになりました。

たとえば、調査をうけた金融サービス企業のデジタルトランスフォーメーション担当の責任者は「デジタルを活用して顧客に注文書を展開したところ、従来方式と比較して6分の1に時間が短縮されました。以前よりも3倍早く発注を処理できます。」と述べています。また、製薬企業のグローバルサービスマネージャーは、「以前は数日から数週間かかっていた契約書の署名が、デジタル化により約15分で完了することがわかりました。コスト削減の観点では、デジタルエンベロープ(封筒)1通ごとに25ドル削減でき、昨年送信された30万通分のコストが節約できました。」と述べています。

このほか、以下のような調査結果も得られています。

●手作業による契約プロセスはビジネスに悪影響を及ぼす:手作業による契約処理により、過去1年間で回答者の46%がプロジェクト開始に遅れが生じ、45%が顧客満足度を低下させ、42%が収益の認識に遅れが生じ、39%が印刷物、郵送物、FAXになどの余計な費用が発生したと回答しました。

●契約プロセス自動化の利点はビジネスの優先課題と一致:調査対象企業の74%が、2019年にビジネスで最優先すべき課題として、顧客満足度の向上を優先順次「高」または「重要」と回答しています。続いて、セキュリティとコンプライアンスの強化(72%)、従業員の生産性向上(69%)、ビジネスのアジリティの向上(68%)がその後に続いています。 これら各課題は、契約プロセスを自動化することによって解決できます。

●デジタル化すべき作業が残されている:ほとんどの組織である程度の自動化は進められていますが、そのプロセスには重要な手作業がまだ含まれており、余分な作業、エラー、不必要なコスト、実施の遅れ、セキュリティとコンプライアンスのリスクを招く恐れがあります。調査対象のうち、契約ライフサイクルのすべての段階で大幅な効率化を達成した "リーダー" と見なされる企業は13%のみでした。

ドキュサインの最高執行責任者であるScott Olrichは次のように述べています。「銀行口座開設から求職者受付、建築許可申請、新しい家の購入まで、契約は大切な瞬間における重要なものです。本調査では、組織が契約システムを活用して業務を刷新し、顧客の満足度を高めながら迅速かつ低コストでビジネスを遂行できるようにする良いきっかけが示されています。」

業界ごとの結果詳細や、契約システムにおけるデジタル変革の着手に関するフォレスター社の推奨事項を参照するには、こちら< https://get.docusign.com/LP=1285 >より調査結果レポートの完全版(日本語)をダウンロードしてください。

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